مقاله­ جلسات مؤثر، هدف یک دستور جلسه و چگونگی تنظیم آن را در برمی‌گیرد، همچنین مقاله­ نقش دبیر جلسه شرح می‌دهد که طرح دستور جلسه کاری است که معمولاً توسط رئیس جلسه و دبیر جلسه انجام می‌شود.

دستور جلسه چیست؟
در ساده‌ترین تعریف، دستور جلسه، فهرستی از موارد موردبحث در جلسه را ارائه می‌دهد و باید شامل موارد زیر باشد:

هدف جلسه؛ و ترتیب موارد موردبحث، به‌طوری‌که جلسه به هدف خود برسد. این متن در انتها صورت‌جلسه را تشکیل می‌دهد.

دستور جلسه ممکن است تا حدودی شامل جزئیات باشد و اغلب حاوی زمان موردنیاز برای هر مورد است.

دستور جلسه ابزاری برای تمام شرکت‌کنندگان در جلسه است و تنها به رئیس و دبیر جلسه محدود نمی‌شود. همچنین، در طول جلسه و پس‌ازآن کاربردهای متنوعی دارد.

این کاربردها شامل موارد زیر هستند:

به افراد کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند که آیا آن‌ها نیاز به حضور در جلسه دارند یا خیر. با تعیین آنچه موردبحث قرار خواهد گرفت و مدت‌زمان بحث، شرکت‌کنندگان متوجه خواهند شد که آیا حضور آن‌ها برای این بحث حیاتی است و برعکس، آیا بحث برای آن‌ها ضروری است. سپس آن‌ها می‌توانند آگاهانه تصمیم بگیرند که در جلسه حضور داشته باشند و یا به‌صورت کتبی یا از طریق شرکت‌کننده دیگری مشارکت خود را نشان دهند.

به دعوت‌شدگان کمک می‌کند برای جلسه آماده شوند. همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بدانند که چه چیزی موردبحث قرار خواهد گرفت و پیش از جلسه در مورد آن­ فکر کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند اطلاعات ضروری را به‌منظور همکاری مؤثر در جلسه تهیه کنند.

برای جلسه یک ساختار فراهم می‌کند. بدان معنی که اگر فردی از موضوع خارج شود، به‌سرعت و به‌راحتی می‌توان وی را به موضوع اصلی بازگرداند.

به‌طور مشابه، صورت‌جلسه این امکان را فراهم می‌کند تا رئیس، جلسه را کنترل کند. یک دستور جلسه­ زمان‌بندی‌شده به‌ویژه برای این امر بسیار مفید است، زیرا رئیس جلسه می‌تواند در صورت نبود زمان کافی بحث بعدی را شروع کرده و از شرکت‌کنندگان درخواست کند تا در صورت لزوم بحث را خودشان بعداً ادامه دهند.

برای تبدیل تاریخ های میلادی به شمسی یا تاریخ آنلاین امروز کافیست وارد سایت یار شوید.

برای خواندن ادامه این مطلب جذاب کافیست اینجا کلیک کنید.